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Toutes les publicités doivent être clairement différenciées du contenu de VO. VO se réserve le droit d'étiqueter les publicités avec la mention « Publicité » lorsque cela est nécessaire pour distinguer le contenu. Pour assurer un équilibre entre le contenu de VO et la publicité, certains contenus peuvent être refusés ou reportés en fonction de la disponibilité de l'espace.  

Les publicités et les articles doivent avoir un intérêt évident pour le public visé par la newsletter. Ils doivent être liés d'une manière ou d'une autre au bénévolat ou à un travail à but non lucratif et ne peuvent pas concerner un service concurrent des offres de VO. VO se réserve le droit d'accepter, de rejeter ou de modifier le contenu. 

Les tarifs publicitaires sont basés sur des illustrations électroniques et/ou du texte fourni dans un format de fichier accessible. Pour les illustrations, les formats de fichier recommandés sont JPG, PNG ou PDF. Pour le texte, les formats de fichier recommandés sont Microsoft Word, Google Docs ou un fichier .txt. 

Les publicités et/ou les articles doivent être soumis avant le premier jour du mois précédant le mois de publication. Par exemple, pour paraître dans le numéro de novembre, le contenu doit être soumis avant le 1er octobre.  

Le paiement est requis lors de la soumission de l'œuvre d'art et/ou du texte pour garantir la place. 

Toutes les newsletters de VO sont envoyées dans les deux langues officielles. Les annonceurs reçoivent une réduction de 15% réduction lorsqu'ils soumettent tous les documents en anglais et en français.