Politique de confidentialité

Bénévoles Ottawa (« VO ») s'engage à protéger votre vie privée. La politique suivante décrit comment nous collectons, stockons, utilisons et distribuons les informations qui nous sont soumises.

DÉCLARATION:

Bénévoles Ottawa (VO) s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses donateurs, employés, bénévoles et autres intervenants. Nous apprécions la confiance de toutes nos parties prenantes et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige que nous soyons transparents et responsables dans la manière dont nous traitons les informations qui nous sont partagées. Notre politique est de contrôler la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels conformément à toutes les exigences énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Dans le cadre de notre travail, nous recueillons et utilisons des informations personnelles. Toute personne auprès de laquelle nous recueillons de telles informations a le droit de s'attendre à ce qu'elles soient soigneusement protégées. Nos pratiques de confidentialité sont conçues pour fournir cette assurance. Le directeur du bureau est le chef de la protection de la vie privée et est responsable de la protection de la vie privée des personnes. Dans le processus d'appariement des bénévoles avec des opportunités de bénévolat, nous fournissons aux agences des informations sur les bénévoles qui sont intéressés par un poste particulier. L'anonymat est disponible sur demande. Nous publions également, avec leur plein consentement, des détails et des histoires spécifiques sur nos membres et bénévoles.

Que sont les informations considérées comme personnelles ?

Les informations personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter une personne spécifique, telles que le nom, l'adresse, la date de naissance, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone d'une personne. Les informations accessibles au public, telles qu'une liste d'annuaire public de votre nom, adresse et numéro de téléphone ne sont pas considérées comme des informations personnelles.

Notre vie privée

Pratiques Les renseignements personnels recueillis par VO sont gardés confidentiels. Le personnel de VO est autorisé à accéder aux informations personnelles uniquement en fonction de leur besoin de traiter les informations pour la ou les raisons pour lesquelles elles ont été obtenues. Les informations personnelles ne seront collectées et utilisées que pour les activités autorisées de VO. VO ne vendra, louera, partagera ou n'échangera pas d'informations personnelles avec des tiers à moins que VO n'ait reçu une autorisation spécifique pour la publication, ou si la publication est requise ou autorisée par la loi. Nous prenons des mesures pour garantir l'intégrité de ces informations et pour éviter qu'elles ne soient perdues ou détruites. Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins qu'une personne raisonnable jugerait appropriées compte tenu des circonstances. Nous respecterons les principes de confidentialité suivants tels que définis par la LPRPDE.

Responsabilité

Bénévoles Ottawa a nommé le directeur du bureau au poste de chef de la protection des renseignements personnels (CPO). Les parties prenantes de VO recevront des informations sur la manière de contacter le CPO pour des questions ou des plaintes concernant des questions de confidentialité. Si une partie prenante n'est pas satisfaite de la réponse de notre CPO, nous l'informerons qu'elle peut avoir recours à des recours supplémentaires en vertu de la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Identifier les buts

Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis par VO seront clairement identifiées et les renseignements recueillis seront limités à ce qui est raisonnablement nécessaire.

Consentement

La connaissance et le consentement de l'individu sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf si cela est inapproprié. L'autorisation peut être exprimée oralement, électroniquement, par écrit ou implicitement. Sous réserve des exigences légales et contractuelles, nos parties prenantes peuvent refuser de donner leur consentement à notre collecte, utilisation ou divulgation de leurs informations personnelles. Nos parties prenantes peuvent également retirer leur consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation ultérieure de leurs informations personnelles à tout moment en nous donnant un préavis raisonnable.

Limitation de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront utilisés par VO qu'aux fins identifiées pour lesquelles ils ont été recueillis. VO protège les informations personnelles de ses parties prenantes en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation ou l'élimination non autorisés. Des mesures de sécurité ont été intégrées dans les pratiques opérationnelles quotidiennes de VO. Les informations personnelles ne seront pas louées, vendues ou partagées avec des tiers. Dans le cadre de nos activités habituelles, elles peuvent être fournies aux parties qui nous fournissent des services contractuels pour une tâche spécifique. Nous exigeons de ces sous-traitants qu'ils gardent les informations personnelles sécurisées et confidentielles. Accuracy VO prendra des mesures raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles sont aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles doivent être utilisées.

Sauvegardes

VO est tenu de protéger les informations personnelles des donateurs en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation ou l'élimination non autorisés. Des mesures de sécurité, telles que des classeurs verrouillés, un accès restreint et l'utilisation de mots de passe et de cryptage, ont été intégrées dans les pratiques d'exploitation quotidiennes de VO, afin de protéger les informations personnelles de nos parties prenantes contre la perte ou le vol, ainsi que contre les accès non autorisés. l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.

Ouverture

Bénévoles Ottawa mettra à la disposition des particuliers et du public ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. La politique de confidentialité de VO relative au site Web de Bénévoles Ottawa sera publiée sur Internet. (voir annexe H).

Accès individuel

Sur demande, une personne sera informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces renseignements. VO encourage toutes les personnes à aider à assurer l'exactitude et l'exhaustivité des informations et s'efforcera de les mettre à jour le cas échéant. Nous fournirons également à nos parties prenantes, sur demande, un compte rendu de l'utilisation qui a été faite ou est faite de leurs informations personnelles respectives, et des tiers auxquels elles ont été divulguées.

Fournir un recours

Le responsable de la confidentialité de VO sera disponible pour enquêter sur toutes les plaintes, et les mesures appropriées seront prises par le CPO pour corriger les pratiques et politiques de traitement des informations si nécessaire. VO a mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant son traitement des informations personnelles.