Client Selector (virtual)
Client Selector (virtual)
Volunteer Types: Human rights, Others, Translation and Interpretation
Organization types: Community and Social Services, Poverty/Social Justice
Long term (6 months to a year)
Application Deadline: September 30, 2022
Posted on:
Description

HWF “clients” (individuals or families in need of furniture) are referred to us by a wide range of social agencies in the Ottawa area. Their information is entered into a spreadsheet (the “intake list”), from which three or four clients are selected each week. Before receiving furniture, these clients are visited at home by a team of two HWF volunteers (the “visitors”) who make a complete list of their needs and preferences with them.
The role of the “client-selection ” volunteer is to select the clients who will be visited the following week and to communicate their selections to the visitors.
This is a function that is best done from a private place like home and which requires availability and flexibility in scheduling your time. We are looking for a resourceful, persistent, sensitive person for the position. You must be prepared to communicate with vulnerable clients and be able to converse in a manner to allow you to assess the client needs and be able to make decisions based on the information collected.
Tasks to be performed:
• Identifying, from the intake list, clients to be contacted, based on a set of priority criteria including the urgency of their needs, the size of family, the existence or not of support in Ottawa, and their location;
• contacting clients by phone and/or text messages to assess their current situation and furniture needs;
• potentially following-up with clients more than once to reach them;
• On some occasions, reaching out to social workers in order to locate a client;
• Selecting three or four clients a week, taking into account criteria described above;
• Sending the clients’ information to the visitors in an Excel spreadsheet.
To complete all these steps, you must be able to give between 3 to 5 hours over a few days. The client selections need to be sent to visitors by Thursday, so they can schedule their visits in a timely manner for the following week. This position is on a weekly rotation; therefore, a schedule will be set and you will be asked to work on a certain week.
REQUIREMENTS:
• Must have a computer, an internet connection and a mobile phone (to send and receive text messages)
• Must be able to converse in English and French, all other languages are an asset
• Must have good communication skills
• Must have flexibility and be available to be contacted back by clients who return calls and text messages
Training and mentoring will be provided.

Les « clients» d’Aidons avec des meubles – HWF (personnes ou familles qui ont besoin de meubles) nous parviennent d’une grande variété de services sociaux de la région d’Ottawa. L’information à leur sujet est entrée dans un tableur à partir duquel trois ou quatre clients sont sélectionnés chaque semaine. Avant de recevoir des meubles, ces clients reçoivent la visite d’une équipe de deux bénévoles de HWF (les «visiteurs») qui établissent une liste de leurs besoins et préférences.
Le rôle de «bénévole de la sélection des clients consiste à choisir les clients qui seront visités la semaine suivante et de communiquer le nom des clients aux visiteurs.
Il s’agit d’une fonction qui se fait préférablement à partir de la maison et qui demande souplesse et disponibilité. Nous sommes à la recherche d’une personne débrouillarde, persévérante et empathique, prête à composer avec des personnes vulnérables, pouvant évaluer leurs besoins et prendre des décisions fondées sur les renseignements recueillis.
Tâches à effectuer :
• déterminer les clients qui seront contactés en fonction de la priorité de leurs besoins et de leur emplacement géographique;
• communiquer avec les clients par téléphone ou par texto pour évaluer leur situation actuelle et leurs besoins en matière de meubles et autres articles de maison;
• au besoin, tenter à plusieurs reprises de joindre les client quand ils/elles ne répondent pas la première fois; si nécessaire, communiquer avec le travailleur social qui leur est assigné.
• Faire une sélection de trois ou quatre clients en fonction des renseignements recueillis
• Entrer l’information pertinente dans un formulaire excel et l’envoyer aux visiteurs désignés pour la semaine
Pour pouvoir accomplir ce qu’on vous demande, prévoyez entre 3 et 5 heures étalées sur quelques jours. Il est préférable de commencer les appels au début de la semaine (lundi ou mardi) afin de pouvoir envoyer votre sélection aux visiteurs le jeudi et leur permettre ainsi de prévoir leurs visites pour la semaine suivante.
EXIGENCES :
• Doit avoir un ordinateur, une connexion Internet et un téléphone portable (pour envoyer et recevoir des texto)
• Doit pouvoir communiquer en anglais et en français; toute autre langue serait un atout
• Doit posséder de bonnes aptitudes à communiquer
• Doit être disponible pour communiquer avec les clients qui retournent vos appels ou vous envoient des texto.
De la formation sera donnée en plus de mentorat.

How will this opportunity benefit the volunteer?
This is a very rewarding and key position within HWF. Not only does it open the door to discovering extraordinary people, whose realities are not always visible to most of us, but decisions made at this strategic level trickle down the organization and have an impact on all other activities of HWF. Il s'agit d'un poste clé et très valorisant au sein de notre organisme. Non seulement permet-il de faire la découverte de gens extraordinaires dont la réalité n'est pas toujours visible pour la plupart d'entre nous, mais les décisions qui sont prises à ce niveau stratégique ont une incidence sur toutes les autres activités d'Aidons avec des meubles.
How will the organization benefit?
Helping with Furniture has been serving more clients than ever since the pandemic and the client selector volunteers will help the organization prioritize clients who need the most support.

Contact

Ridhima Peravali
@Helping With Furniture
613-261-1980
Time it will take to contact applicants:
​1-6-days

Details

This position would be great for: Newcomers to Canada, Seniors (65+)
Number of Positions Available: 3
Good for people interested in: Human rights, Others, Translation and Interpretation
You will be helping with: Children (0-10 years), Disadvantaged, Homeless, LGBTQI2+, Men, Persons new to Canada, Visible minorities or racialized persons, Women, Youth (11-15 years), Youth (16-18 years), Youth (19-24 years)

Volunteer Considerations

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VOLUNTEER EXPO

Find volunteer opportunities in person on September 23​

Logo for Volunteer Expo 2022, presented by Volunteer Ottawa.

Volunteer Expo is back this September 23 at Saint Paul University, 1–5 pm. Join us at this free event and explore volunteer opportunities face-to-face with local organizations! 

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